Future Office - das Büro der Zukunft I

Thomas Geuder: Herr Wiener, ein Facility Manager ist klassischerweise – so die allgemeine Meinung – mit dem Betrieb eines Bürogebäudes beschäftigt, vom Objektmanagement und der Sicherheit über Druckerei und Post bis hin zum Catering und Konferenzservice. Die Arbeitswelt aber – und hier im Speziellen die Büroarbeitswelt – hat sich in den letzten Jahren enorm verändert, nicht zuletzt auch getrieben durch die Digitalisierung. Erläutern Sie uns bitte zur Aufklärung zunächst kurz, wie sich Ihr Aufgabenfeld vor diesem Hintergrund verändert hat bzw. mit welche Themen Sie sich bei PwC tagtäglich beschäftigen.
Jochen Wiener: Das ist eine einfache und zugleich schwierige Frage. Die einfache Antwort zuerst: Das Umfeld der Arbeit im Bereich Infrastructure oder FMRE – so nennen wir unsere Facility Management und Real Estate Abteilung im europäischen Kontext – ist sehr vielfältig und ändert sich ständig, nicht erst seit der Digitalisierung. Das hängt mit den Bedarfen unserer internen Kunden zusammen, deren Kerngeschäft dem stetigen Wandel unterliegt. All das tangiert uns, fordert uns und lässt uns wachsen.
Die Themen in unserem Bereich sind sehr vielfältig. Ich möchte gerne prozessual antworten: Die Verantwortung unserer Arbeit beginnt mit einer Bedarfsanalyse in Abstimmung mit unseren Kunden. Danach erfolgen Marktuntersuchungen, Besichtigungen und schlussendlich eine Objektauswahl. Im Rahmen der Verhandlung(en) bereiten wir alle baulichen, planerischen, technischen & finanziellen Parameter für die Entscheidungsfindung mit der Geschäftsführung vor. Darauf folgt eine umfängliche bauliche Projektmanagement-Phase, innerhalb derer wir Vertragskonformität wie Qualitäten, Termine und Kosten sicherstellen. Parallel dazu findet das Change Management statt, das Veränderungen moderiert. Da unsere FMRE-Kollegen, die später den mieterseitigen Betrieb verantworten, bereits sehr früh im Prozess beteiligt sind, können wir sicherstellen, dass deren Bedarfe mit einfließen. Das kommt letztlich unseren internen Kunden zu Gute. Am Ende erfolgen die Übergabe an den Betrieb, der Start aller Services und der Umzug. Unsere internen Kunden sollen dabei ein attraktives, freundliches und funktionierendes Arbeitsumfeld erhalten.

Thomas Geuder: Ein sehr breites und ganzheitliches Arbeitsgebiet also, was nicht zuletzt eine gute Team-Aufstellung voraussetzt. Wie ist Ihre Abteilung „Infrastructure oder FMRE“ dabei organisiert bzw. welche Kompetenzen bündeln sich in Ihrem Team?
Jochen Wiener: Wir haben zentrale und dezentrale Einheiten, auf die sich die Aufgaben verteilen. Zentral haben wir ein kleines Team, welches sich mit den Themenfeldern Projekte, Planung, Verträge, Technik, Sicherheit, Controlling und zentrale Steuerung beschäftigt. Hier arbeiten Architekten, Planer, Betriebswirte, Psychologen und Bauingenieure. Dezentral sind wir regional aufgestellt und stellen den Betrieb sicher. Da wir auch regional teilweise Architekten als Mitarbeiter haben, gelingt es uns, eine gute Brücke vom klassischen Projekt zum Regelbetrieb zu bauen. Wir ergänzen und unterstützen uns damit gegenseitig, die Mitarbeiter bearbeiten und kommunizieren ihr Aufgabengebiet „auf Augenhöhe“. Leider ist es immer schwieriger Mitarbeiter insbesondere (Innen)Architekten zu finden, die für diese ganzheitliche Betrachtungsweise Interesse haben und geeignet sind.

Thomas Geuder: Smart City, Smart Buidling, Smart Grid: Das Gebäude der Zukunft und mit ihm das Büro der Zukunft sind auf vielerlei Ebenen vernetzt. Das bedingt nicht zuletzt integrative Planungsprozesse, damit solche Gebäude später auch effizient betrieben werden können. An welchem Punkt setzt Ihre Arbeit hier idealerweise an bzw. wo liegen die wichtigen Schnittstellen zum Hochbau und Innenausbau?
Jochen Wiener: Die Schnittstellen sind für uns nicht trennscharf ausgeprägt. Wir bevorzugen grundsätzlich einen „schlüsselfertigen“ Ausbau, wobei Themen wie Mobiliar, Medientechnik, Sicherheitstechnik sehr unternehmensspezifisch sind und daher Schnitt- oder Nahtstellenndefinitionen unumgänglich sind. Aus Mieterperspektive spielen Themen wie Sensorik, Präsenzmelder, Behaglichkeitsmessungen eine wichtige Rolle. Wie „smart“ unsere Gebäude zukünftig sinnvollerweise sein sollen, daran arbeiten wir momentan. Themen wie Nachhaltigkeit und Ressourcenverbrauch stehen bereits seit langer Zeit auf unserer Agenda. Wenn Digitalisierung dabei sinnvoll unterstützen kann, stehen wir diesem Fortschritt offen gegenüber. Letztlich muss die eingesetzte Technik ausgereift und steuerbar sein. Zudem muss ein echter Mehrwert abzuleiten sein. Diesen erkennen wir aktuell noch nicht bei jeder digitalen und smarten Lösung. Dennoch glauben wir, dass diese Themen das Gebäude der Zukunft revolutionieren werden.

Thomas Geuder: Wie ein Büro heute aussieht, wie es konfiguriert ist und was es für den Mitarbeiter leisten muss, verändert sich mit den technischen und technologischen Möglichkeiten derzeit enorm. Das Büro ist heute komplexer denn je. Welche Büroorganisation und -konfiguration ist Ihrer Meinung nach derzeit „en vogue“ und gleichzeitig sinnvoll?
Jochen Wiener: Sie sprechen einen hochaktuellen und wichtigen Faktor an: die sich verändernde Arbeitsplatzumgebung, ein emotionales Gut. Nicht nur Unternehmen wie unseres unterliegen dem stetigen Wandel. Das hat in der Vergangenheit dazu geführt, dass wir uns (mit einem Augenzwinkern) als „modernes Umzugsunternehmen mit angeschlossener Wirtschaftsprüfungsgesellschaft“ bezeichnet haben. Sie können daraus ableiten, dass bisher der Anspruch herrschte, jede organisatorische Veränderung ziehe automatisch eine räumliche Veränderung nach sich.
Unser neues europäisches Arbeitsplatzkonzept heißt Activity Based Working und kommt aus den Niederlanden. Mit dem Konzept versuchen wir, bereichsspezifisch auf Basis der jeweiligen Aktivitäten den besten Büroraummix zu finden. Gleichzeitig muss eine Büroumgebung entstehen, die bereichsübergreifende Kollaboration stärker unterstützt als in der Vergangenheit. Das Thema „Teilen“ spielt hierbei eine wichtige Rolle. Wir betrachten den Arbeitsplatz als non-territoriales Gut. Jeder darf überall sitzen, wo es für seine aktuelle Tätigkeit gerade passt. Die Flexibilität, die die meisten Mitarbeiter etwa von Car-Sharing kennen, suchen die meisten zwischenzeitlich auch beim Arbeiten. Flex@work oder homeoffice nennen sich die aktuellen Konzepte. Diese nehmen wir auf und ergänzen sie. Sinnvoll ist, was zur Unternehmenskultur und zur jeweiligen landesspezifischen Kultur passt. Aus diesem Grund gibt es jedoch auch nicht das eine allgemein richtige Arbeitsplatzkonzept.

Thomas Geuder: Bauen bedeutet mitunter auch, dass ein Entwurf nicht unbedingt zu den Bedürfnissen des Facility Managements passt. Was wünschen Sie sich an diesem Punkt vom Architekten und Planer sowie indirekt auch vom Bauherrn?
Jochen Wiener: In unserem Prozess finden die Planungen und Entwürfe in Abstimmung und unter Einbindung des von Ihnen bezeichneten Facility Managements (für uns Betrieb), Architekten und der Nutzer gleichermaßen statt. Für uns ist Facility Management nicht „nur“ der Betrieb, sondern in Anlehnung an die europäische DIN15221 auch die ganzheitliche Verantwortung der mit dem Gebäude im weitesten Sinne in Zusammenhang stehenden Sekundärprozesse. Insofern können wir meist bereits in einer sehr frühen Phase den Bauherren und / oder zukünftigen Eigentümer von der Notwendigkeit des frühen Einbindens aller im Prozess Beteiligten überzeugen.
Erlauben Sie mir an dieser Stelle bitte den Hinweis, dass nur wir Deutsche diesen engen Begriff „FM“ auslegen, der immer noch leider sehr verbreitet mit der technischen Bewirtschaftung gleichgesetzt wird. Das kommt aus unserer technisch geprägten Historie, aus der FM in Deutschland entstanden ist, geprägt durch Compliance, klare Prozesse, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Rechtskonformität geprägt. Wenn Sie ins nahe Ausland (die Niederlande etwa) blicken, erkennen Sie einen viel stärkeren Fokus auf das Thema „Hospitality“. Die Niederlande ist – auch historisch gewachsen - keine Industrienation. Daher ist es unser Ansatz, das Beste aus beiden Ansätzen zu einem sinnvollen europäischen Ansatz verschmelzen zu lassen.

Thomas Geuder: Lassen Sie uns einen Blick nach vorne wagen: Wie sieht Ihrer Einschätzung nach das Büro der Zukunft aus bzw. wohin sollte es sich sogar zukünftig entwickeln? Vor welchen Herausforderungen steht die Büroplanung in Zukunft?
Jochen Wiener: Die Herausforderungen bestehen meines Erachtens zukünftig darin, vor allem nutzerorientiertere Immobilien zu entwickeln. Flexibilität wird eine zunehmend wichtige Rolle spielen, ebenso die Vielfalt von Services, welche bereits von der Bauherren- / Eigentümerseite erwartet werden. Aus infrastruktureller Nutzerperspektive hat das Gebäude der Zukunft sehr viel mehr als nur Raum für Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen. Verpflegung, Konferenzräumlichkeiten, hochwertige Empfangsleistungen, Hemdenreinigungsservice, Schuhreparaturannahme, Cafeteria, Fitness usw. das alles sind Services, welche der professionelle Nutzer der Zukunft vom Eigentümer erwartet. Insofern liegt die Herausforderung der Zukunft nicht nur darin, unter anderem flexible Büroräume und separierbare Einheiten für flexible Verträge zur Verfügung zu stellen. Es geht vielmehr darum, den zukünftigen Gebäudeeigentümer in die Lage zu versetzen, zum Komplettanbieter von jeglichen Dienstleistungen zu werden, welche einen professionellen Mieter zufrieden stellen. Die Disziplinen Bau-, Projekt- und Facility Management müssen zukünftig von Beginn an sehr viel integrativer zusammenarbeiten, um ein Produkt entstehen zu lassen, welches den Marktanforderungen gerecht wird.

Thomas Geuder: Ich danke herzlich für das Gespräch, Herr Wiener.

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